Pour passer d'Excel à Odoo, on suit six étapes : lister ce que contiennent vos fichiers, décider de ce qu'on reprend, nettoyer, préparer des fichiers d'import avec des identifiants, importer dans le bon ordre sur une base de test, puis basculer. La partie qui prend du temps n'est pas l'import lui-même, c'est le nettoyage. Un fichier propre s'importe en quelques minutes.
1. Lister vos fichiers et leur contenu
Faites l'inventaire : liste de clients, catalogue produits, tarifs, devis en cours, suivi de stock, suivi du temps. Pour chaque fichier, notez qui l'utilise et ce qu'on en fait. Cet inventaire montre aussi les doublons entre fichiers (le même client dans trois tableurs, avec trois orthographes).
2. Décider de ce qu'on reprend
Ne reprenez pas tout. En général, il suffit de reprendre :
- les clients et fournisseurs actifs ;
- les produits que vous vendez ou achetez encore ;
- les devis et commandes en cours, les factures non payées ;
- le stock à la date de bascule.
L'historique ancien peut rester dans vos fichiers, rangés en lecture seule.
3. Nettoyer avant d'importer
Fusionnez les doublons, harmonisez les formats (téléphones, codes postaux, civilités), vérifiez les numéros de TVA et SIREN, supprimez les lignes vides. Corriger après coup dans Odoo est plus long et plus risqué, car les erreurs se propagent dans les documents.
4. Préparer des fichiers d'import
Odoo importe des fichiers CSV ou Excel. Chaque colonne correspond à un champ d'Odoo, et la première ligne porte son nom. Ajoutez une colonne id avec un code unique par ligne (par exemple client_0042) : c'est l'identifiant externe. Il permet de relancer l'import pour corriger, sans créer de doublons. C'est la première des dix erreurs de notre article sur les erreurs de démarrage.
5. Importer dans le bon ordre, sur une base de test
Les données se référencent entre elles : un devis a besoin d'un client et de produits. L'ordre habituel : catégories, sociétés, contacts, produits, tarifs, puis les documents en cours et le stock initial. Faites un premier import sur une copie de votre base, contrôlez les comptes (nombre de lignes, échantillon de fiches), corrigez, recommencez. La leçon gratuite Importer ses données détaille le geste dans Odoo.
6. Basculer
Choisissez une date, de préférence en début de mois ou d'exercice. Arrêtez de saisir dans Excel, importez les dernières données, fermez les fichiers en lecture seule et formez l'équipe. Gardez vos anciens fichiers accessibles quelques semaines, le temps de lever les doutes.
Le conseil de l'expert : nommez une personne référente qui tranche les règles de gestion (quel client garder en cas de doublon, quel prix fait foi). Sans elle, le nettoyage s'éternise.
Combien de temps faut-il ?
Cela dépend du nombre de fichiers et de leur qualité, pas du volume. Quelques tableurs propres se reprennent en quelques jours ; un historique foisonnant demande des semaines. Pour une estimation sur vos fichiers, je propose une analyse gratuite.
Votre catalogue contient des tailles et des couleurs ? Lisez d'abord importer des produits avec variantes.
