Règles d'automatisation Odoo : 3 exemples concrets

Une règle d'automatisation Odoo exécute une action toute seule quand un événement se produit : un document est créé, une étape change, un champ est modifié ou une date est atteinte. Vous la créez sans coder, en choisissant le type de document, un déclencheur, une condition facultative et une action (mettre à jour un champ, créer une activité, envoyer un email). Voici la méthode, puis trois exemples prêts à reproduire.

Les exemples suivent L'Atelier des Pertuis, une PME fictive de mobilier en bois sur mesure : Julien est le commercial, Claire la gérante. Tout se fait dans un essai gratuit d'Odoo, en important nos fichiers contacts et produits.

Où créer une règle d'automatisation ?

Deux portes mènent au même endroit. Avec Studio, ouvrez le document concerné (un devis par exemple), lancez Studio et cliquez sur Automatisations dans la barre du haut. Sans Studio, activez le mode développeur puis ouvrez Paramètres › Technique › Automatisation › Règles d'automatisation (libellés selon votre version).

Comment fonctionne une règle d'automatisation ?

Toute règle répond à trois questions : quand (le déclencheur), sur quels documents (la condition) et quoi faire (l'action).

1. Déclencheurquand ?
2. Conditionsur quoi ?
3. Actionquoi faire ?

Côté actions, les plus utiles sans code sont : mettre à jour l'enregistrement (changer une valeur), créer une activité, envoyer un email (avec un modèle), ajouter des abonnés et créer un enregistrement. L'envoi de SMS consomme des crédits IAP payants. L'action « exécuter du code » est réservée aux personnes qui savent programmer.

Comment créer une règle, pas à pas ?

1. Nommez-la

   Un nom qui dit tout : « Ventes – Relance devis J+7 ». Dans six mois, vous saurez ce qu'elle fait sans l'ouvrir.

2. Choisissez le modèle

   Le type de document surveillé : Commande client pour un devis, Piste/Opportunité pour le CRM. Avec Studio, il est déjà rempli.

3. Choisissez le déclencheur

   Et ses précisions : quelle étape, quel champ date, quel délai.

4. Posez la condition

   Dans le champ « Appliquer sur » (libellé selon votre version), l'éditeur de règles se lit comme une phrase : « Statut est égal à Devis envoyé ».

5. Ajoutez l'action

   Bouton d'ajout d'action, choix du type, réglages. Une règle peut enchaîner plusieurs actions.

Studio · VentesVuesRapportsAutomatisations

Règles d'automatisation / Ventes – Relance devis J+7

Ventes – Relance devis J+7

ModèleCommande client

DéclencheurBasé sur un champ date

Délai7 jours après Date de la commande

Appliquer surStatut = Devis envoyé

Actions à exécuter

Type	Détail
Envoyer un email	Modèle « Relance devis »

Déclencheur, puis condition, puis action

Exemple 1 : relancer un devis non signé à J+7

Julien envoie une dizaine de devis par semaine et en oublie la moitié. On veut qu'Odoo envoie un email de relance 7 jours après la date du devis, s'il n'est toujours pas signé.

1. Date du devis + 7 jdéclencheur date
2. Statut = Devis envoyécondition
3. Email de relanceaction

1. Préparez le modèle d'email

   Dupliquez le modèle d'envoi de devis et adaptez-le : objet « Votre devis {{ object.name }} : avez-vous des questions ? », un texte court et aimable, la signature de Julien.

2. Déclencheur

   Basé sur un champ date : la date du devis (« Date de la commande » ou « Date du devis » selon votre version), délai de 7 jours après.

3. Condition

   Statut est égal à Devis envoyé. Un devis signé passe en Bon de commande : il sort de la condition et ne sera pas relancé.

4. Action

   Envoyer un email, avec le modèle de relance.

Variante plus prudente : remplacez l'email par l'action Créer une activité « Relance devis » pour le vendeur. Julien appelle le client lui-même : moins automatique, souvent plus efficace.

Exemple 2 : une activité au commercial quand l'opportunité passe en Proposition

Quand une opportunité arrive en étape Proposition, le devis doit partir sous 48 heures. Plutôt que de compter sur la mémoire, on crée une activité.

1. Étape = Propositiondéclencheur
2. Toutes les opportunitéspas de condition
3. Activité « Envoyer le devis »vendeur · J+2

1. Modèle et déclencheur

   Modèle Piste/Opportunité ; déclencheur « L'étape est définie sur », valeur Proposition. Si vous avez renommé cette étape (par exemple « Devis envoyé » dans le module Ventes), choisissez-la.

2. Action Créer une activité

   Type À faire (ou votre type « Envoyer le devis » de la leçon 4), résumé « Envoyer le devis sous 48 h », échéance à 2 jours.

3. Le bon destinataire

   Pour l'assignation, choisissez l'utilisateur dynamique, c'est-à-dire pris sur le document : le champ Vendeur. Chaque commercial reçoit ses propres activités ; inutile de créer une règle par personne.

Exemple 3 : une alerte quand une commande dépasse 5 000 € HT

Claire veut être prévenue de chaque grosse commande confirmée, pour vérifier le planning de l'atelier et l'acompte.

1. Statut = Bon de commandedéclencheur
2. Montant HT > 5 000 €condition
3. Activité pour Claireaction

1. Déclencheur

   Modèle Commande client ; « Le statut est défini sur » Bon de commande (libellé selon votre version). Si ce déclencheur n'apparaît pas, prenez « À la mise à jour » en surveillant le champ Statut.

2. Condition

   Montant HT est supérieur à 5000. Attention à bien choisir le montant hors taxes, et non le total.

3. Action

   Créer une activité « Vérifier la commande importante », assignée à un utilisateur précis : Claire.

Comment tester une règle sans risque ?

• Testez sur un essai ou une base de test, jamais directement sur la base réelle.
• Pour les emails, mettez votre propre adresse sur le contact du client de test.
• Vérifiez le chatter du document : emails envoyés et activités créées y laissent une trace.
• Une règle se désactive en un clic (case Actif, ou archivage selon votre version) : plus sûr que de la supprimer.